Stagiaire en soutien administratif

Nous sommes une entreprise de développement international spécialisée dans quatre domaines essentiels qui visent collectivement à promouvoir la prospérité et la résilience, en particulier dans les contextes sous-développés, fragiles et touchés par des conflits. Notre expertise couvre la recherché et l’analyse, le suivi, l’évaluation et l’apprentissage (MEL), le renforcement institutionnel, et l’ingénierie et le conseil en infrastructure.

Nous donnons aux communautés soumises à la pression d’un conflit ou de ses conséquences, et plus généralement dans des contextes sous-développés, fragiles et touchés par des conflits, les moyens de reprendre en main leur destin et de construire des économies prospères et des sociétés résilientes.

Nous collaborons avec les gouvernements, les organisations de la société civile, les organisations internationales d’aide et de développement et les entreprises en combinant une recherché solide, fondée sur des données, et un engagement profond, basé sur le lieu, afin de rendre le développement international plus efficace, plus inclusif et plus durable.

Pour en savoir plus sur notre entreprise, veuillez consulter notre site web à l’adresse suivantehttps://​www​.adroitas​so​ci​ates​.org et découvrez notre portefeuille, notre mission et les valeurs qui nous animent. Nous sommes fiers de nos résultats et nous pensons qu’Adroit Associates est un lieu où votre engagement peut réellement s’épanouir.

Objet du poste/​résumé

Le stagiaire en soutien administratif aidera l’équipe des opérations à assurer un soutien administratif, logistique et de coordination des programmes au jour le jour. Ce poste est destiné à une personne motivée, désireuse d’acquérir une expérience pratique de la gestion de bureau, de la communication avec les clients et du soutien opérationnel dans un environnement de conseil en développement professionnel. Le stagiaire aidera à maintenir les systèmes de classement, à préparer les rapports et les procès-verbaux, à soutenir les réunions et les événements, et à assurer l’efficacité globale des processus administratifs.

Principales tâches et responsabilités

Soutien administratif

• Maintenir des systèmes de classement organisés (physiques et numériques) pour les dossiers du programme, les dossiers administratifs et les dossiers des clients.
• Planifier les réunions, préparer les ordres du jour, rédiger les procès-verbaux et fournir des résumés concis des réunions.
• Accompagner le directeur national lors des réunions afin de prendre des notes et d’enregistrer les suites à donner.
• Assurer les tâches de réception, y compris l’accueil des invités et des clients, en veillant à ce que l’environnement de travail soit professionnel et confortable.
• Suivre et gérer les communications avec les clients pour soutenir la gestion des relations.
• Aider à la préparation de présentations, de rapports et d’autres documents à usage interne et externe.
• Soutenir la gestion de la base de données pour les clients et les partenaires.
• Aider à la tenue de la comptabilité de base ou au suivi des dépenses pour les petits coûts opérationnels.
• Veiller au respect des normes de sécurité et d’entretien du bureau.

Logistique et achats

• Fournir un soutien logistique en organisant les lieux, les transports et les fournitures nécessaires aux activités du bureau et du projet, y compris les formations et le travail sur le terrain.
• Aider à recueillir les offres des fournisseurs et soutenir la documentation relative à l’approvisionnement sous la supervision de l’équipe des opérations.
• Maintenir un inventaire à jour des fournitures de bureau et contribuer à leur réapprovisionnement en temps utile.
• Aider à maintenir l’analyse des médias sociaux ou le suivi de l’engagement pour l’efficacité du marketing.
• Soutenir la coordination avec les membres de l’équipe à distance ou les consultants, le cas échéant.

Soutien à la gestion des programmes

• Contribuer à l’organisation et à la coordination d’ateliers de formation, de consultations et d’autres événements programmatiques.
• Soutenir la mise à jour des outils de gestion de projet pour le suivi des progrès, des produits livrables et des calendriers.
• Aider l’équipe de gestion du programme à suivre l’avancement des travaux et à assurer le suivi des membres de l’équipe afin de garantir le respect des échéances du projet.
• Aider à recueillir et à consolider le retour d’information et les contributions des partenaires, des clients et des parties prenantes.

Autres fonctions

• Effectuer toute autre tâche confiée par le superviseur en fonction des objectifs opérationnels et stratégiques quotidiens.

Critères de sélection clés

Éducation :

• Actuellement inscrit ou récemment diplômé d’un programme de licence en administration des affaires, en gestion, en économie, en études de développement ou dans un domaine connexe.

Expérience :

• Une expérience préalable de stage ou de bénévolat dans le domaine de l’administration ou du soutien de bureau est souhaitable.
• Familiarité avec la communication professionnelle, la gestion des documents et les tâches de coordination.

Compétences clés pour le stagiaire en soutien administratif

Compétences techniques :

• Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Compréhension de base des procédures de bureau, de la tenue des dossiers et de la logistique des événements.

Compétences en matière de communication :

• Bonne capacité de communication écrite et orale en anglais et en amharique ; la connaissance de l’afaan oromo est un atout.
• Capacité à rédiger des notes de réunion, de la correspondance et des rapports simples.

Compétences non techniques :

• Souci du détail et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois.
• Attitude positive, proactive et volonté d’apprendre.
• Capacité à travailler en collaboration dans un environnement multiculturel.

Valeurs d’Adroit Associates

À ce poste, vous êtes censé(e) démontrer les valeurs d’Adroit Associates :

• La passion du changement positif : Nous plaçons la vie des communautés au premier plan de toutes nos activités. Nous croyons que la transformation est possible et abordons chaque projet avec enthousiasme et passion pour un changement positif.
• Engagement en faveur de la qualité :Nous sommes rigoureux, solides et fondés sur des preuves dans le travail que nous entreprenons. Nous planifions et contrôlons la qualité et faisons tout ce qu’il faut pour atteindre les normes élevées que nous attendons de nous-mêmes et de ceux que nous servons.
• Respecter l’intégrité :Nous respectons les principes professionnels et éthiques les plus élevés dans tout ce que nous faisons. Nous assumons pleinement la responsabilité de notre travail et nous en rendons compte.
• Apprentissage continu et adaptabilité :Nous nous efforçons d’être les meilleurs dans ce que nous faisons en maintenant une culture interne de pensée critique, en partageant ouvertement nos succès et nos échecs, et en nous engageant dans la réflexion et l’apprentissage.

Directives de soumission :

Si vous êtes intéressé(e) par ce poste et que vous remplissez les conditions ci-dessus, veuillez envoyer votre CV au format PDF à l’adresse suivanteemail hidden; JavaScript is required,IMMÉDIATEMENT et avant le 10 novembre 2025.

Remarque :Mentionnez le poste et le numéro de l’offre dans l’objet de votre courriel.(Stagiaire en soutien administratif, AA-VA-380)Dans le cas contraire, votre candidature pourrait né pas être prise en considération.